1. Mục đích thu thập thông tin
HeyOne (https://heyone.app) là phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp theo hình thức thuê bao, do Công ty TNHH TFV Industries (“TFV”, “chúng tôi”) sở hữu và vận hành. Chúng tôi thu thập thông tin để tạo và vận hành không gian làm việc của khách hàng, xuất hoá đơn, hỗ trợ khách hàng và bảo đảm an toàn cho dịch vụ.
2. Phạm vi thông tin thu thập
- Khi dùng thử hoặc đăng ký gói: họ tên, email công việc, tên công ty, quốc gia, gói đã chọn.
- Khi đăng nhập: email, mật khẩu đã mã hoá hoặc mã dùng một lần, cookie phiên.
- Khi thanh toán: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, gói dịch vụ, hoá đơn.
- Khi sử dụng: trang đã mở, thao tác, địa chỉ IP, trình duyệt, nhật ký lỗi.
- Nội dung khách hàng tự nhập vào không gian làm việc của mình (khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, chứng từ). Dữ liệu này thuộc về khách hàng; TFV chỉ xử lý để cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.
Chúng tôi không nhận và không lưu số thẻ thanh toán đầy đủ.
3. Phạm vi sử dụng thông tin
- Cung cấp, duy trì và hỗ trợ dịch vụ; xác thực người dùng.
- Xuất hoá đơn, thực hiện nghĩa vụ thuế và kế toán.
- Bảo mật hệ thống, phòng chống gian lận, khắc phục lỗi, cải tiến sản phẩm.
- Gửi thông báo về tài khoản, gói dịch vụ; gửi thông tin tiếp thị chỉ khi khách hàng đồng ý và có thể từ chối bất cứ lúc nào.
4. Thời gian lưu trữ
- Không gian dùng thử: xoá sau khi hết hạn dùng thử và một thời gian lưu giữ hợp lý nếu khách không đăng ký.
- Không gian trả phí: lưu trong thời gian thuê bao và tối thiểu 30 ngày sau khi kết thúc để khách gia hạn hoặc xuất dữ liệu, sau đó xoá.
- Chứng từ thuế, kế toán: lưu theo thời hạn của pháp luật kế toán Việt Nam (hiện tối đa 10 năm).
5. Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận thông tin
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Thông tin chỉ được chia sẻ với các nhà cung cấp giúp vận hành HeyOne theo hợp đồng có điều khoản bảo mật: hạ tầng máy chủ và phân phối nội dung, cơ sở dữ liệu và lưu trữ tệp, gửi email, xử lý thanh toán, và nhà cung cấp mô hình AI (chỉ khi khách dùng tính năng AI, chỉ phần nội dung cần cho yêu cầu đó, không cho phép dùng để huấn luyện mô hình). Chúng tôi cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.
6. Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin
CÔNG TY TNHH TFV INDUSTRIES
Mã số doanh nghiệp / MST: 0107410802 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 27/04/2016
Địa chỉ trụ sở: Thôn Tiên Đài, xã Yên Lãng, TP Hà Nội
Hotline: 0916 929 883 · Điện thoại: 024 7303 4688 · Email: sales@tfv.vn
Website: https://heyone.app
7. Phương tiện và công cụ để người dùng tiếp cận, chỉnh sửa dữ liệu
Người dùng xem và sửa thông tin tài khoản trong mục cài đặt của ứng dụng; quản trị viên công ty xuất dữ liệu của công ty ngay trong ứng dụng. Yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xoá hoặc xuất dữ liệu cá nhân gửi về sales@tfv.vn; chúng tôi trả lời trong 30 ngày.
8. Cam kết bảo mật thông tin
- Toàn bộ kết nối được mã hoá HTTPS.
- Dữ liệu của mỗi khách hàng được tách biệt với khách hàng khác ở tầng cơ sở dữ liệu.
- Nhân viên TFV chỉ được truy cập khi cần để hỗ trợ; hệ thống được sao lưu định kỳ.
- Khi xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu, chúng tôi thông báo cho khách hàng không chậm trễ và phối hợp với cơ quan chức năng.
9. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại liên quan đến thông tin cá nhân
Khiếu nại gửi qua email sales@tfv.vn hoặc hotline 0916 929 883. Chúng tôi xác nhận trong 2 ngày làm việc và trả lời kết quả trong tối đa 15 ngày làm việc.